Trzy elementy zapobiegania nieprawidłowościom – szansa, motywacja, racjonalizacja

Nielegalne zachowania, czyli nadużycia, zachodzące wewnątrz firmy zawsze stanowią czynnik ryzyka. Aby zapobiec nadużyciom, ważne jest zrozumienie ich przyczyn. Donald Cressey, badacz przestępczości zorganizowanej, oraz Steve Albrecht, biegły rewident, przedstawili teorię „Trójkąta Nadużyć”, która wyjaśnia przyczyny występowania nadużyć za pomocą trzech czynników: „możliwość”, „motywacja i presja” oraz „racjonalizacja”.

Jeśli brakuje choćby jednego z tych trzech elementów, nadużycia są mało prawdopodobne. Dlatego też, aby zapobiec nadużyciom, należy zadbać o to, by te trzy czynniki nie występowały.

Po pierwsze, „możliwość” oznacza, że istnieją warunki sprzyjające popełnieniu nadużycia. Przykładem może być sytuacja, w której konkretne zadanie lub uprawnienia są skoncentrowane w rękach jednej osoby, co utrudnia kontrolę, lub sytuacja, w której system kontroli wewnętrznej jest niedoskonały. Aby wyeliminować takie sytuacje, konieczne są środki takie jak podział zadań, wzajemna kontrola, okresowe audyty oraz wzmocnienie bezpieczeństwa.

Po drugie, „motywacja i presja” odnoszą się do czynników sytuacyjnych, które sprawiają, że dana osoba czuje się zmuszona do popełnienia nadużycia. Może to być np. przeciążenie pracą, presja związana z osiągnięciem wyników, trudności finansowe, które zmuszają do sięgnięcia po nieuczciwe metody. Aby temu zapobiec, konieczne są działania ze strony firmy, takie jak zapewnienie odpowiedniej ilości pracy, wdrożenie sprawiedliwego systemu oceny i wynagradzania, a także udostępnienie pracownikom możliwości konsultacji w trudnych sytuacjach.

Po trzecie, „racjonalizacja” oznacza logiczne uzasadnienie nadużycia. „Wszyscy tak robią”, „To nie jest nic poważnego” – to przykłady racjonalizacji, które prowadzą do usprawiedliwienia nadużycia. Aby temu zapobiec, konieczne jest prowadzenie szkoleń z zakresu etyki, budowanie transparentnego systemu komunikacji oraz promowanie sprawiedliwej kultury organizacyjnej.

Aby zapobiec nadużyciom wewnątrz firmy, konieczne są wielopłaszczyznowe działania mające na celu eliminację trzech czynników: możliwości, motywacji i racjonalizacji. Należy wzmocnić system kontroli wewnętrznej, zapewnić transparentność systemu kadrowego oraz wdrożyć kulturę zarządzania opartego na etyce. Podejmowanie działań zapobiegawczych to najlepszy sposób na zminimalizowanie szkód związanych z nadużyciami.